Stadtfeste: Zuständigkeiten über die Fläche verbinden
Ein Gast muss die Organisationsstruktur eines Stadtfests nicht kennen, um Unterstützung zu suchen. Für die beteiligten Teams sollte dagegen klar sein, wer ein Anliegen annimmt und wie es bei der zuständigen Stelle ankommt.
Als Planungsbeispiel stellen wir uns ein Stadtfest mit Vereinsbühne, Gastronomieflächen und einem zentralen Awareness-Angebot vor. Die Beteiligten haben Aufgaben für ihre Bereiche vereinbart. Nun meldet sich eine Person auf dem Weg zwischen zwei Bühnen. Der Kontakt braucht eine zuständige Stelle, auch wenn die Person selbst ihre Position keiner Organisation zuordnen kann.
Offene Flächen lassen sich durchaus in Bereiche gliedern und mit eindeutigen Ortsbezeichnungen versehen. Entscheidend ist, dass die beteiligten Teams dasselbe Verständnis dieser Bereiche und ihrer Aufgaben haben. Die Abstimmung über Organisationsgrenzen hinweg ist auch im BaSiGo-Kommunikationskonzept beschrieben. Der archivierte Forschungsstand von 2015 dient hier als fachliche Grundlage, nicht als aktuelle rechtliche Vorgabe. BaSiGo: Kommunikationskonzept
Zuerst die Zusammenarbeit festlegen
Für das Beispiel schlagen wir eine gemeinsame Annahmestelle oder eine klar geregelte Weitergabe zwischen den Teams vor. Die Beteiligten legen fest, welche Stelle bei Unsicherheit zunächst den Kontakt hält. Ein Anliegen sollte nicht allein deshalb unbearbeitet bleiben, weil der genaue Bereich noch geklärt werden muss.
Neben dem Ort zählt die Art der benötigten Unterstützung. Eine Awareness-Anfrage, eine medizinische Notlage und eine Frage zu einem verlorenen Gegenstand können unterschiedliche Zuständigkeiten haben. Das räumliche Raster ist deshalb nur ein Teil der Zuordnung.
Auch Übergänge brauchen eine Absprache: Was geschieht, wenn eine Person den Bereich wechselt oder ein Team seine Schicht beendet? Solche Situationen lassen sich beim gemeinsamen Briefing durchspielen.
Wie saferspaces die Zuordnung unterstützen kann
Veranstaltende können mit saferspaces einen digitalen Kontaktweg per QR-Code oder Veranstaltungslink bereitstellen. Bei einem ortsbezogenen Code ist ein Bereich hinterlegt. Das gibt dem bearbeitenden Team eine Orientierung, ohne dass die meldende Person zunächst den Aufbau des Stadtfests erklären muss.
Die Beschilderung sollte deshalb zusammen mit der Flächenplanung entstehen. Eindeutige Bezeichnungen wie ein benannter Eingang helfen bei der Verständigung. Im Kontakt lässt sich klären, ob die Person noch dort ist und wo ein Treffen möglich wäre.
Ein zusätzlicher Veranstaltungslink kann den Zugang auch dann ermöglichen, wenn gerade kein Plakat in Reichweite ist. Welche Ortsinformation dabei verfügbar ist, hängt vom gewählten Zugang und der Konfiguration ab. Der konkrete Ablauf sollte mit den zuständigen Teams getestet werden.
Eine gemeinsame Auswertung mit klaren Grenzen
Nach dem Fest können Meldungen Hinweise auf unklare Treffpunkte oder aufwendige Übergaben liefern. Die beteiligten Teams können daraus beispielsweise eine präzisere Beschilderung oder eine andere Abstimmung ableiten.
Für Aussagen über räumliche Schwerpunkte braucht es zusätzliche Einordnung. Wo viele Gäste unterwegs waren oder der Meldeweg besonders sichtbar war, können auch mehr Meldungen eingehen. Ein Bereich ohne Meldungen ist nicht automatisch ein Bereich ohne Unterstützungsbedarf.
Vor einer gemeinsamen Auswertung muss außerdem geregelt sein, wer welche Informationen erhält. Für die Diskussion über Beschilderung und Zuständigkeiten sind persönliche Schilderungen nicht in jedem Fall erforderlich.
Fazit
Vor dem Fest sollten die beteiligten Teams einen Kontakt über eine Bereichsgrenze hinweg gemeinsam durchspielen. Bleiben Annahme, Treffpunkt und Übergabe dabei eindeutig, ist die Zusammenarbeit konkret vorbereitet. Genau an diese Absprachen lässt sich der digitale Hilfsweg anschließen.